Im Rahmen der Mehrwegangebotspflicht müssen Gastronomiebetriebe ab Januar 2023 für Bestellungen außer Haus neben Einweggeschirr auch eine Mehrwegalternative anbieten. Dabei gibt es unterschiedliche Varianten, die abhängig sind von der Größe des Betriebs. Sollten Sie die Schwelle von 80qm Verkaufsfläche und fünf Mitarbeitenden überschreiten, müssen Sie eine Alternative anbieten. Kleinere Betriebe sind von dieser Pflicht befreit und müssen lediglich der Pflicht nachkommen, den Gästen anzubieten, dass mitgebrachte Behältnisse befüllt werden können. Mehr dazu auf unserem Blog oder auch im Gesetzestext zu VerpackG – Letzter Abruf: 19.09.2022.)
Neben der Erfüllung der Vorgaben reduzieren Sie auch die Müllproduktion in Ihrem Betrieb und können zudem das Mehrwegsystem nutzen, um Ihre Kundenbindung zu festigen.
Die benötigten Module
Kassensystem
Warenwirtschaft (optional) – für das Tracking des Lagerbestands
Bestellsystem (optional) – für das Online-Angebot der Speisen & Getränke
Sollten Sie die Voraussetzungen noch nicht erfüllen, weil Sie zum Beispiel Neukunde sind, können Sie Anleitung im Laufe der allgemeinen Datenpflege zurate ziehen, wenn Sie Ihr System selbst aufsetzen.
Schritt für Schritt zur Mehrwegsystem-Abfrage
Nehmen wir an, dass Sie Kaffeespezialitäten verkaufen und diese auch zum Mitnehmen anbieten. Mit dieser Anleitung können Sie eine Mehrwegsystem-Abfrage, bzw. Pfandsystem-Abfrage, erstellen, die automatisch bei jedem gewünschtem Rezept abfragt, ob ein To-Go-Becher, ein eigener Becher oder der hauseigene Mehrwegbecher für die Bestellung genutzt werden soll.
Der Vorteil einer solchen Abfrage ist, dass die Abfrage automatisch greift, sobald die entsprechenden Rezepte gebucht werden, z. B. bei allen Heißgetränken. Zudem werden alle Aufpreise oder Rabatte erfasst und müssen nicht manuell verrechnet werden. Wenn Sie die Rezepte über das Widget anbieten, können Ihre Gäste sogar selbst bei jeder Bestellung wählen, welches Angebot sie nutzen möchten. Und dadurch, dass die Abfrage auch auf dem Produktionsbon ausgegeben wird, wissen ihre Mitarbeitenden zu jeder Zeit Bescheid, wie die Bestellung abgefüllt werden muss. Damit sparen Sie Zeit, optimieren den Bestellprozess und erleichtern die Kommunikation vor Ort.
1. Warengruppen anlegen
Bevor die Rezepte für die Abfrage erstellt werden können, benötigen wir eine entsprechende Warengruppe, um die Rezepte korrekt einzusortieren und anschließend auch gezielt statistisch auswerten zu können. Des Weiteren kann über die Warengruppe die Kontierung und der passende MwSt.-Satz eingestellt werden.
In diesem Beispiel legen wir die Warengruppe in der Hauptwarengruppe Non-Food an und entscheiden uns für den Titel Pfand.
Hauptwarengruppe: Non-Food
Titel: Pfand
MwSt.Satz: 19%
MwSt.Satz (außer Haus): 19%
Konto: XXXX
Konto (außer Haus): XXXX
Achtung: Die hier angegebenen Werte für die Warengruppen-Kontos (XXXX) dienen lediglich zu Anschauungszwecken und als Erinnerung, dass hier eine Eintragung erforderlich ist. Bitte kontaktieren Sie Ihre Steuerberatung oder Buchhaltung für die korrekten Nummern. Wir können und dürfen an dieser Stelle keine Empfehlung aussprechen!
Nach Abschluss haben wir eine neue Warengruppe mit den erforderlichen Einstellungen angelegt:
2. Rezepte anlegen
Nachdem die gewünschte Warengruppe, in unserem Fall Pfand, erstellt wurde, können die entsprechenden Rezepte hinzugefügt werden.
Wir wollen in unserem Beispiel die drei Optionen aus der Einleitung unsere Kundschaft anbieten, also einen To-Go-Becher, einen eigenen Becher oder der hauseigene Mehrwegbecher. Das bedeutet, dass wir vier Rezepte anlegen müssen, da beim hauseigenen Mehrwegbecher unterschieden werden muss zwischen einem neuen oder mitgebrachten Exemplar. Der To-Go-Becher soll dabei 20 Cent bei jeder Bestellung kosten, währenddessen ein eigener, mitgebrachter Becher einen 20 Cent Rabatt ermöglicht. Und wird an dem hauseigenen Mehrwegbecher-Programm teilgenommen, kostet der Becher einmalig 1 Euro, falls noch keiner vorhanden ist. Dazu kann man einen vorhandenen Becher mitbringen und zahlt dafür keinerlei Aufpreis.
Die ersten vier Rezepte
So sehen die vier Rezepte aus:
Titel: To-Go-Becher
Beschreibung: Geben Sie hier eine Beschreibung ein, die zum Produkt passt und Ihre Kundschaft informiert.
Preis br.: 0,2 EUR
Warengruppe: Pfand
Titel: Eigener Becher
Beschreibung: Geben Sie hier eine Beschreibung ein, die zum Produkt passt und Ihre Kundschaft informiert.
Preis br.: -0,2 EUR
Warengruppe: Pfand
Titel: GN-TAUSCH-Becher – Neu
Beschreibung: Geben Sie hier eine Beschreibung ein, die zum Produkt passt und Ihre Kundschaft informiert.
Preis br.: 1 EUR
Warengruppe: Pfand
Titel: GN-TAUSCH-Becher – Vorhanden
Beschreibung: Geben Sie hier eine Beschreibung ein, die zum Produkt passt und Ihre Kundschaft informiert.
Preis br.: 0 EUR
Warengruppe: Pfand
Achten Sie darauf, dass die Beschreibung im Widget angezeigt wird. Dabei können Sie beispielsweise über die verschiedenen Aufpreise und Rabatte der jeweiligen Option informieren. Zum Beispiel für den To-Go-Becher: Da wir die Umwelt lieben, berechnen wir 20 Cent Aufpreis für einen To-Go-Becher. Die Erlöse werden gesammelt und an ein gemeinnütziges Projekt zum Erhalt der Erde gespendet.
Das Rezept für die Rückgabe
Nachdem diese vier Rezepte angelegt wurden, benötigen wir noch ein weiteres Rezept für die Rückgabe des GN-TAUSCH-Bechers. Das Rezept wird nicht in die Abfrage zum Mehrwegsystem integriert und soll nur über die Kasse buchbar sein, damit Kunden Ihren Becher jederzeit zurückgeben können und ihren Pfandbetrag erstattet bekommen.
Dieses Rezept sieht demnach so aus:
Titel: Rückgabe – GN-TAUSCH-Becher
Preis br.: -1 EUR
Warengruppe: Pfand
Basisrezept für die Abfrage
Und außerdem brauchen wir noch ein Basisrezept, das die Abfrage schließlich beinhaltet, damit nicht bei jedem Rezept einzeln die komplette Abfrage erstellt werden muss, sondern lediglich dieses Basisrezept hinterlegt wird. Hierbei benötigen wir lediglich einen Titel und die passende Warengruppe.
Titel: Abfrage – Pfandsystem – Becher
Warengruppe: Pfand
Die neu erstellten Rezepte liegen jetzt alle in der Warengruppe Pfand:
3. Extra/Zwang anlegen
Wenn alle nötigen Rezepte angelegt wurden, kann die eigentliche Abfrage erstellt werden. Das funktioniert über die Extras/Zwänge im Rezept Abfrage – Pfandsystem – Becher. Diese finden Sie unter dem Reiter Kalkulation / Extras/Zwänge, sobald Sie ein Rezept aus der Liste ausgewählt haben.
Wir wollen nun die Abfrage erstellen und benötigen dafür einen Extra/Zwang in unserem Rezept. Die Abfrage soll so konfiguriert werden, dass der Kunde eine Auswahl treffen muss, bevor er die Bestellung abschicken kann.
Deshalb benötigen wir folgende Konfiguration:
Titel: Pfandsystem
Gruppenpreis: -
Minimale Auswahl: 1
Maximale Auswahl: 1
Erhöhter Gang: -
Den Titel können wir frei wählen, zum Verständnis nennen wir ihn hier jedoch Pfandsystem. Den Gruppenpreis legen wir nicht fest, da die Preise über die einzelnen Basisrezepte, die wir in Schritt 2 angelegt haben, gesteuert wird. Die minimale und maximale Auswahl definieren wir mit dem Wert 1. Dadurch erkennt das System, dass ein Rezept ausgewählt werden muss, ansonsten kann das Rezept nicht dem Bestellzettel hinzugefügt werden. Den erhöhten Gang definieren wir nicht, da hier keine Gangsteuerung zum Einsatz kommen soll.
Wenn alles richtig gelaufen ist, sollte das Rezept nun die folgende Abfrage aufweisen:
4. Abfrage konfigurieren
Die Extra/Zwang-Abfrage wird anschließend mit den passenden Basisrezepten befüllt. (Basisrezepte können Rezepte oder Grundrezepte sein.)
Die Mechanik ist für Basisrezepte und Extras/Zwänge identisch. Bitte wundern Sie sich nicht, dass in den Anleitungen oben von Basisrezepten gesprochen wird. Statt das Feld BASISREZEPTE anzuklicken, klicken Sie die entsprechende Abfrage an, z. B. Pfandabfrage.
4.1 Beispiel
Die in Schritt 2 angelegten Rezepte werden jetzt als Basisrezepte in die Abfrage gelegt. Dabei müssen wir beachten, dass die Reihenfolge, in der die Rezepte liegen, gespeichert wird und später auch im Widget sichtbar sein wird. Falls eine andere Reihenfolge gewünscht wird, können die Rezepte per Drag'n'Drop verändert werden. Wir entscheiden uns für die Reihenfolge, in der wir die Rezepte angelegt haben:
To-Go-Becher
Eigener Becher
GN-TAUSCH-Becher – Neu
GN-TAUSCH-Becher – Vorhanden
Am Ende sollte das Resultat in etwa so aussehen:
5. Rezepte mit der Abfrage verknüpfen
Wir fassen kurz zusammen: Die Warengruppe und die entsprechenden Rezepte wurden angelegt. Die Abfrage ist konfiguriert und mit den Basisrezepten ausgestattet. Jetzt muss die Abfrage mit den Rezepten verknüpft werden, die die Abfrage erhalten sollen. Auch die Verknüpfung erfolgt über das Hinzufügen von Basisrezepten. Alle betroffenen Rezepte müssen nun mit der Abfrage verknüpft werden.
5.1 Beispiel – Manuell
Es gibt die Möglichkeit, einzelne Rezepte mit der Abfrage zu verknüpfen. Dazu wählen wir das entsprechende Rezept aus, z. B. Americano, und hinterlegen die soeben erstellte Abfrage als Basisrezept.
Zusätzlich zur manuellen Variante können wir auch alle Rezepte einer Warengruppe mit einem Basisrezept ausstatten. Da wir mit einer detaillierten Warengruppen-Struktur arbeiten, können wir jetzt allen Rezepten aus der Warengruppe Heißgetränke mit der soeben erstellten Abfrage verknüpfen. Dazu wählen wir als Basisrezept Abfrage – Pfandsystem – Becher aus.
Sollten Rezepte in der Warengruppe bereits das Basisrezept hinterlegt haben, können Sie die Funktion trotzdem nutzen, denn die Rezepte werden nicht doppelt hinzugefügt.
Alle gewünschten Rezepte sind nun blau markiert und haben das Basisrezept erhalten:
6. Speisekarten
Um die Abfrage im front Office nutzen zu können, müssen die neu erstellten Rezepte, bzw. die Änderungen, in die Speisekarten übernommen werden. Darüber hinaus müssen die neuen Rezepte für die Rückgabe auch einen Platz in den Speisekarten finden.
6.1 Beispiel – Änderungen übernehmen
Wir gehen in diesem Beispiel davon aus, dass die Heißgetränke bereits alle in den jeweiligen Speisekarten liegen und die Änderungen übernommen werden müssen. Dafür gibt es zwei Optionen, die genutzt werden können. Wir können einmal einzeln pro Rezept, wenn es sich nur um ein paar Rezepte handelt, über das Anwenden auf Versionen die Änderungen gezielt übernehmen. Außerdem, je nach vorhandener Kartenstruktur, gibt es die Funktion Mit Entwürfen aktualisieren, die alle Rezepte einer Karte, Kategorie oder Unterkategorie mit den Rezepten aus der Entwurfsansicht abgleicht.
Wenn diese Anleitung im Zuge der Datenpflege verwendet wird und es sich bei allen Rezepten, die mit der Abfrage verknüpft wurden, um neu erstellte Rezepte handelt, werden die Änderungen mit dem Hinzufügen zu einer Speisekarte übernommen.
Und nicht vergessen: Nach jeder Änderung in der Speisekarte, sollten Sie auch das front Office neu starten, indem Sie die Anwendung neu starten.
Wenn die Änderungen übernommen wurden oder alle Rezepte in einer neuen Speisekarte liegen, sollten nun alle Rezepte im Entwurfsstatus von blau zu schwarz wechseln:
6.2 Beispiel – Rückgabe-Rezepte
Die bisher noch nicht berücksichtigten Rezepte für die Rückgabe kommen jetzt zum Zuge. Wir empfehlen eine eigene, interne Speisekarte anzulegen, da die Kundschaft die Rückgabe nicht online selbst buchen soll. Zudem raten wir auch dazu noch weitere Rezepte in diese Karte aufzunehmen. Es könnte jederzeit sein, dass Gäste nur einen Becher ausleihen wollen, ohne eine Bestellung, und das wäre ansonsten nicht möglich. Deshalb erstellen wir jetzt eine neue, interne Speisekarte.
Wenn wir fertig sind, haben wir eine neue Karte mit den passenden Rezepten angelegt:
Abschluss
Die Abfragen können Sie natürlich nach Ihren Wünschen und Anforderungen anpassen. Sollten Sie beispielsweise die in der Einleitung genannten Bedingungen zur Betriebsgröße unterschreiten, können Sie die Abfrage kürzen, indem Sie nur den Aufschlag für das To-Go-Produkt und den Rabatt für das mitgebrachte Behältnis anlegen. Und logischerweise müssen Sie die Abfrage noch erweitern, sollten Sie mehr Optionen anbieten. Das oben genannte Beispiel dient lediglich der Veranschaulichung.
Wenn Sie verschiedene Angebote anbieten möchten, können Sie auch mehrere Abfragen auf diese Art erstellen. Das wäre zum Beispiel denkbar, wenn Sie sowohl für Getränke und für Speisen eine eigene Mehrwegalternative anbieten möchten. Probieren Sie unterschiedliche Möglichkeiten aus und passen Sie die Abfragen an Ihre Bedürfnisse vor Ort an.
Webinar
Zu diesem Thema haben wir auch ein Webinar erstellt, auf dass Sie jederzeit zugreifen können. In dem Video werden sowohl die Getränke-Abfrage erklärt als auch eine Abfrage für Speisen aufgezeigt, an der Sie sich ebenfalls orientieren können.
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.
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