Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser obligatorischen (verpflichtenden) E‑Rechnung gelten Übergangsregelungen. Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.
Vor dem 31.12.2024 galten alle Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgegeben worden sind, als eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) – dazu gehörte auch ein simples PDF-Dokument.
Seit dem Stichtag 01.01.2025 wird eine Rechnung nur noch als E‑Rechnung deklariert, wenn diese in einem "strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". Damit entfällt ein simples PDF‑Dokument – ohne weitere Anforderungen – als E-Rechnung, da kein strukturiertes Format vorliegt.
Alle Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine E‑Rechnung nicht erfüllen, werden ab dem 01.01.2025 als sonstige Rechnung deklariert. Dazu zählen alle Rechnungen auf Papier oder Rechnungen, die nicht in einem "strukturierten elektronischen Format" ausgestellt werden (z. B. simple PDF-Datei).
Der 01.01.2025 war zwar der Stichtag für die E-Rechnungspflicht, jedoch gelten Übergangsregelungen, bis wirklich alle Betriebe eine E‑Rechnung ausstellen müssen – diese Übergangsphase gilt im Zeitraum 01.01.2025–31.12.2026. In dieser Zeit können sich alle Rechnungsaussteller entscheiden, ob sie E-Rechnungen oder sonstige Rechnungen ausstellen. Dabei gilt: Papierrechnungen können immer verwendet werden, eine sonstige Rechnung in einem anderen Format, das keine E-Rechnung per Definition ist (z. B. ein simples PDF), kann nur genutzt werden, wenn die empfangende Person zustimmt. Solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt eine solche Rechnung für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung.
Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend.
Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht
bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und
für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen).
In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig.
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei
Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine – siehe auch Frage 5 – oder staatliche Einrichtungen), und
bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (sogenannte B2G‑Umsätze) fallen nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende E‑Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt. Allerdings sind bereits seit dem 27. November 2020 Lieferanten und Dienstleister auf Grundlage der E‑Rechnungsverordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Diese Regelungen (z. B. ERechV des Bundes) sind neben umsatzsteuerlichen Verpflichtungen zu beachten. Weitere Informationen zum Thema E‑Rechnung an den Bund finden Sie auf der Internetseite www.e-rechnung-bund.de, die vom Bundesministerium des Inneren und für Heimat zur Verfügung gestellt werden.
Seit dem 10.12.2024 erfüllt die Rechnung in PDF-Format, die über Gastronovi Office ausgestellt und bereitgestellt wird, den aktuellen Anforderungen an eine E-Rechnung laut dem Bundesfinanzministerium (Stand: 28.03.2025) – es sind strukturierte elektronische Daten (Format: ZUGFeRD/Factur-X) enthalten.
Wie kann ich eine E-Rechnung via Gastronovi Office ausstellen?
Die E-Rechnung im PDF-Format kann über das back und front Office erstellt und ausgegeben werden. Hier finden Sie eine Übersicht:
back Office
Die Möglichkeiten zum Ausstellen und Weitergabe einer E-Rechnung im back Office:
Herunterladen im PDF-Format zu weiteren Verarbeitung
Welche Anforderungen seitens Gastronovi Office muss ich beachten?
Damit eine gültige E-Rechnung im PDF-Format ausgestellt wird, muss unbedingt ein Kunde mit dem Vorgang verknüpft sein und in dem Kundenkarteieintrag des Kunden muss das Land gesetzt sein. Sind diese beiden Anforderungen nicht erfüllt, wird die Rechnung zwar ausgestellt, gilt aber laut Definition als sonstige Rechnung. Beim Einlesen einer solchen Rechnung kann es zu Fehlermeldungen kommen.
Ansonsten gilt, dass Sie die Kundendaten in der Kundenkartei ordentlich pflegen sollten, damit es zu keinen Komplikationen mit den E-Rechnungen führt. Sind die Daten ordnungsgemäß gepflegt, generiert Ihnen Gastronovi Office E-Rechnungen mit strukturierten elektronischen Daten im Format ZUGFeRD/Factur-X.
Wie kann ich prüfen, ob eine E-Rechnung gültig ist?
Wenn Sie überprüfen möchten, ob eine ausgestellte Rechnung gültig ist, können Sie sich die Rechnung im PDF-Format herunterladen und mit Hilfe eines Prüfungstools testen – dafür gibt es online diverse Tools von Drittanbietern.
Beachten Sie dabei, dass es sich um Tools handeln sollte, die kompatibel sind mit Rechnungen im PDF-Format und Daten im Format ZUGFeRD/Factur-X.
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.
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