KassenSichV

Einleitung

Kassensysteme müssen ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, mit der die Aufzeichnungen des Kassensystems gesichert werden. Diese Sicherheitseinrichtung muss vom BSI zertifiziert sein und über ein Sicherheitsmodul, Speichermedium und eine digitale Schnittstelle verfügen.

Die Regelungen des § 146a AO sollen für digitale Grundaufzeichnungen, die mittels elektronischem Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV geführt werden, folgendes sicherstellen:

  • deren Integrität,
  • deren Authentizität
  • und deren Vollständigkeit.

Hier gab es eine allerdings von den obersten Finanzbehörden der Länder eine übereinstimmende Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.09.2020.

Einrichtung

Wir übernehmen dabei folgende Punkte für Sie:

  • Die Anbindung über den Lokalen Server (“Druckerserver” / “gnController”):
    • Bei einer Cloud-Lösung die Einbindung des SMA-Moduls in den Lokalen Server, von dort aus die Ansteuerung der TSE-Cloud
  • Die Aufzeichnung aller Signierungen im Fiskalisierungsprotokoll
  • Die Speicherung und Aufbewahrung der TSE-Exporte bei gastronovi
  • Die Bereitstellung des DSFinV-K 2.2 Export (alternativ zum GDPdU-Export)

Für die Einrichtung der TSE (Technische Sicherheitseinheit) in Ihrer Kasse müssen Sie die Integration zuerst freischalten (buchen) und aktivieren. Dieses können Sie direkt aus dem back Office erledigen. Die TSE kann nur in Verbindnug mit dem Modul Kasse gebucht werden.

Bitte aktivieren Sie den Live-Modus nur, wenn Sie schon regulär arbeiten. In der Testphase empfehlen wir nicht den Live-Modus zu nutzen.

Bitte beachten Sie, dass Sie zum Betrieb der Cloud-TSE den gn Controller benötigen. Der gn Controller ist sowohl auf unseren Windows-Terminals, als auch in der gastronovi App für Android integriert oder läuft bereits auf einer separaten gn-Controller-Box. Sollten Sie jedoch ausschließlich Apple iOS-Geräte einsetzen und noch keine separate gn-Controller-Box nutzen, wenden Sie sich bitte an Ihren gastronovi Ansprechpartner.

Nutzung

Um die TSE nutzen zu können, benötigen Sie einen lokalen Server mit der mind. Version 3.1.0. Im Regelfall sollte dieser schon aktuell bei Ihnen laufen. Und bei Nutzung der Apps für Mobilgeräte, sollten diese möglichst auf dem neuesten Stand sein.

Wenn Sie Android-Geräte nutzen, sollte mindestens die Version 1.6.3 (besser Version 1.6.4) installiert sein. Nutzen Sie aktuell eine ältere Version, updaten Sie diese bitte, damit die TSE reibungslos funktionieren kann.

Überprüfung der Version des Lokalen Servers und Update

Über das front Office können Sie prüfen, ob der lokale Server aktuell ist. Tippen Sie hierzu in einer laufenden Schicht auf die 3 Punkte oben rechts. Wählen Sie den Punkt Lokaler Server aus. Hier sehen Sie die aktuelle Version. Sollten Sie noch eine alte Version nutzen, können Sie diese einfach aktualisieren. Wischen Sie hierzu einfach über das Feld und wählen update suchen aus. Der lokale Server wird nun automatisch aktualisiert.

Bitte beachten Sie, dass Sie für eine erfolgreiche Signierung eine Verbindung zum lokalen Server benötigen. Das gilt auch für Buchungen oder Korrekturen, die Sie z.B. im Büro vornehmen.

Wie erkenne ich den Status meiner TSE?

Wir haben die Statusanzeige im front Office um eine Statusanzeige für die TSE ergänzt. Bitte beachten Sie, dass der Status der TSE erst NACH dem Start der Kasse angezeigt wird. Vor dem Start ist weiterhin nur der Status des gn Controllers und der Erreichbarkeit unserer Cloud sichtbar.

Status Beschreibung
Grün Die TSE wurde erfolgreich initialisiert und die letzte Signierung war erfolgreich oder es gab noch keine Signierung seit dem Neustart.
Rot Die TSE konnte nicht erfolgreich initialisiert werden. Bei jeder Rechnungssignatur wird versucht, die TSE erneut zu initialisieren.
Gelb Die letzte Signierung ist fehlgeschlagen. Die Anzahl der zuletzt nacheinander gescheiterten Signierungen wird angezeigt. Diese Zahl wird nach der nächsten erfolgreichen Signierung zurückgesetzt.

Wie erkenne ich, dass meine TSE nicht aktiv ist?

Sie erhalten eine Fehlermeldung, TSE offline, wenn die TSE nicht erreichbar ist. Es kann zu nicht signierten Einträgen oder Belegen kommen. Diese werden aber automatisch und lückenlos protokolliert. Dies kann vorkommen wenn:

  • das Gerät kein Netzwerk hat und den Lokalen Server nicht erreichen kann,
  • das Restaurant kein Internet hat und der lokale Server fiskaly nicht erreichen kann,
  • fiskaly offline sein sollte.

So sieht die Fehlermeldung im front Office aus:

Wie erkenne ich, dass meine TSE nicht im Live-Modus ist?

Ist die Integration nicht im Live Modus bekommen Sie einen Hinweis im front Office beim Kassenstart.

So sieht die Meldung im front Office aus:

Was passiert, wenn einzelne Belege nicht signiert sind?

Das BMF hat in einem Schreiben klar dokumentiert, wie in so einem Fall vorzugehen ist.

Punkt 7 - Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung

7.1 Ausfallzeiten und –grund einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sind zu dokumentieren (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 2.1.6). Diese Dokumentation kann auch automatisiert durch das elektronische Aufzeichnungssystem erfolgen.

7.2 Kann das elektronische Aufzeichnungssystem ohne die funktionsfähige zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung weiterbetrieben werden, muss dieser Ausfall auf dem Beleg ersichtlich sein. Dies kann durch die fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung erfolgen.

7.3 Soweit der Ausfall lediglich die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung betrifft, wird es nicht beanstandet, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem bis zur Beseitigung des Ausfallgrundes weiterhin genutzt wird. Die grundsätzliche Belegausgabepflicht bleibt von dem Ausfall unberührt, auch wenn nicht alle für den Beleg erforderlichen Werte (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 5.8) durch die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zur Verfügung gestellt werden. Die Belegangaben zu Datum und Uhrzeit müssen in diesem Fall von dem elektronischen Aufzeichnungssystem bereitgestellt werden.

7.4 Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO entfällt lediglich bei einem vollumfänglichen Ausfall des Aufzeichnungssystems oder bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit. Bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit für den elektronischen Beleg muss das Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV weiterhin genutzt werden.

7.5 Der Unternehmer hat unverzüglich die jeweilige Ausfallursache zu beheben, Maßnahmen zu deren Beseitigung zu treffen und dadurch sicherzustellen, dass die Anforderungen des § 146a AO schnellstmöglich wieder eingehalten werden.

Quelle + weitere Informationen: bundesfinanzmisterium.de

Wie viele Lizenzen/Signierungseinheiten benötige ich und wovon ist das abhängig?

Also Faustregel für gastronovi gilt, pro Lokalem Server, der im Einsatz ist, benötigen Sie eine Signierungseinheit. Dementsprechend benötigen Sie, bei mehreren Standorten oder Kostenstellen, die nicht im selben Netzwerk arbeiten, jeweils eine Signierungseinheit.

Die Kosten einer Signierungseinheit liegen bei 9 EUR und ist auf 10000 Transaktionen pro Monat beschränkt. Bei zusätzlich angebrochenen 10000 Transaktionen erfolgt eine nachträgliche Zusatzabrechnung für den betroffenen Monat. Die Berechnung erfolgt jeden Monat neu, Sie zahlen also nur, was Sie auch wirklich nutzen.

Die Kosten werden ab der 5. zusätzlichen Buchung gedeckelt. Sollten Sie die Marke von 50000 Transaktionen pro Monat überschreiten, gibt es keine weitere Preiserhöhung durch Zusatzabrechnungen. Es werden also maximal 4 Buchungen abgerechnet.

Was genau wird in der Kasse signiert?

Es werden immer drei Arten von Transaktionen in der Kasse signiert:

  • Alle Buchungen von Positionen wie z.B. das Abschicken oder das Stornieren
  • Das Abschließen von Vorgängen inkl. Rettungen
  • Alle manuellen Kassenbucheinträge innerhalb einer Schicht

Die Signierungen der Buchungen und der Kassenbucheinträge laufen im Hintergrund. Beim Abschließen von Vorgängen, also dem Rechnungsdruck, muss gewartet werden bis die Signierung abgeschlossen ist. Hier wird während der Signierung folgendes eingeblendet: Signierung wird durchgeführt.

Bitte beachten Sie, dass Buchungen, die im Testmodus in der Kasse getätigt werden, trotzdem auch von der TSE signiert werden und in den 10000 Transaktionen angerechnet werden.

Was geschieht auf meinem Rechnungsbon?

Nach der erfolgreichen Signierung wird ein QR Code sowie weitere Informationen auf dem Rechnungsbon abgedruckt.

Titel Beschreibung
Transaktionsnummer Fortlaufender Zähler für Transaktionen innerhalb der TSE.
Signaturzähler Fortlaufender Zähler für Signaturen innerhalb der TSE (normalerweise 2 Signaturen pro Transaktion, deshalb doppelt so hoch wie die Transaktionsnummer).
Beginn Beginn der Transaktion.
Ende Ende der Transaktion
Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems ID des Geräts (analog zu der ID unter Geräte im back Office).
Seriennummer des Sicherheitsmoduls Eindeutige Nummer der TSE.

Die Abbildung des QR-Codes sowie des Textes geben wir aufgrund der Empfehlung des BMF’s in der aktuellen Form aus. Eine Anpassung ist aktuell nicht möglich oder eine Änderung vorerst nicht vorgesehen.

Beispiele für Rechnungsbons

Ein Beispiel für einen Rechnungsbon, wenn fiskaly TSE aktiv ist, jedoch der Live-Modus noch nicht aktiviert wurde.

Ein Beispiel für einen Rechnungsbon, wenn fiskaly TSE und der Live-Modus aktiv sind.

Stand: 30.07.20 Da der gesetzliche Zertifizierungsprozess für fiskaly noch nicht abgeschlossen ist, werden die Rechnungen aktuell noch mit folgendem Hinweis ausgegeben: "Die Daten sind durch eine noch in Zertifizierung befindliche TSE vor Manipulationen geschützt. (Zertifizierung Nr. BSI-DSZ-CC-1153 / -1130)"

Wie kann ich das Protokoll einsehen?

Alle Transaktionen werden in einem umfangreichen Protokoll erfasst. Dieses können Sie jederzeit bei Bedarf drucken und exportieren oder auch nach einzelnen Einträgen suchen.

Was ist der DSFinV-K-Export?

Dieses Format ist der neue Standard der Finanzprüfer und löst den GDPdU-Export ab. Sie können diesen Export auch nutzen um ältere Daten in dem oben genannten Format zu exportieren. Die Signaturen der TSE sind erst nach Aktivierung der TSE enthalten

Bitte denken Sie daran, regelmäßig den TSE-Export anzustoßen (Regelmäßige Erinnerung im front Office), damit das Archiv im back Office generiert und aktualisiert wird und damit stets auf dem neuesten Stand ist. Es muss nicht täglich erfolgen, wird jedoch ausdrücklich empfohlen. (Beachten Sie, dass die Archivierungspflicht bei Ihnen liegt.)

Was kann ich im fiskaly Dashbord einsehen?

Wenn Sie sich in der Integration als Benutzer hinzugefügt haben, können Sie auf das fiskaly Dashbord unter https://dashboard.fiskaly.com zugreifen. Hier können Sie wie auch im Fiskalisierungsprotokoll Exporte herunterladen und alle Transaktionen und Geräte einsehen.

Was ist der TSE-Export?

Der Export des TSE-Archivs bezieht sich auf die Daten in Ihrem fiskaly-Konto, das Sie in Ihrem persönlichen Dashboard einsehen können. Es wird empfohlen einen regelmäßigen Export durchzuführen, um die Daten aktuell zu halten. Auch deshalb werden Sie regelmäßig im front Office darauf hingeweisen und können den Export direkt aus der Kasse starten.

So sieht der Hinweis im front Office aus:

Der Prozess läuft im Hintergrund ab und hat keinerlei Auswirkungen auf das Tagesgeschäft. Alternativ können Sie den Export auch im Dashboard selbst anstoßen und die Daten dort extrahieren.

Wie können die TAR-Files ("Archiv-Elemente") exportiert werden?

Sie haben im back Office die Möglichkeit die TAR-Files zu exportieren.

Für Fragen zu den Konditonen und Kosten, wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebsansprechpartner.

Hilfreich?

Ja Nein
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.
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