Buchhaltung

Um Dir initial einen Überblick über alle Konten und Einstellungen zu verschaffen, kannst Du die Kontenübersicht nutzen. Die Übersicht bietet eine schnelle Prüfung aller Einträge und gibt Auskunft über die Einstellungen, die noch vorgenommen werden müssen.

• Kontenübersicht – Kontenübersicht einsehen
• Kontenübersicht – Kontenübersicht suchen & filtern
• Kontenübersicht – Kontenübersicht drucken & exportieren

Berichte im Front Office

Wie erstelle und drucke ich einen Z-Bericht?

Der Z-Bericht kann automatisch erstellt oder manuell gezogen werden. Wichtig ist, dass dieser jeden Tag erstellt wird, um in der nachfolgenden Buchhaltung alles korrekt abzurechnen.

• Berichte – „Z-Bericht“ erstellen

Du kannst Dir auch ältere Z-Berichte jederzeit anzeigen lassen.

• Berichte – „Z-Bericht“ anzeigen & herunterladen

Jeder Z-Bericht kann exportiert und gedruckt werden.

• Berichte – „Z-Bericht“ drucken
• Berichte – „Z-Bericht“ als ZIP-Datei exportieren (GDPdU)

Wie kann ich Rechnungen im front Office einsehen und verwalten?

Das Farbschema hilft Dir dabei, schnell einen Überblick über die verschiedenen Status zu bekommen.

• Verkäufe – Status der Einträge
• Verkäufe – Einträge nach Datum filtern

Wenn Du eine konkrete Rechnung aufrufen möchtest, kannst Du diese auch suchen oder filtern.

• Verkäufe – Eintrag suchen
• Verkäufe – Einträge filtern

Du kannst nachträglich eine Rechnung mit Kundschaft verknüpfen und diese dann per E-Mail direkt aus dem Back Office versenden.

• Verkäufe – Einen „Kunden“ setzen
• Verkäufe – „Rechnung“ per E-Mail senden

Wenn Du bereits eine Rechnung über den Bondrucker gedruckt hast, ist jeder weitere Download eine Rechnungskopie.

• Verkäufe – Eine „Rechnungskopie“ herunterladen

Wie kann ich einen Kassenschnitt am EC-Gerät drucken?

Um auch am EC-Gerät den gastronomischen Tag zu beenden, muss am EC-Gerät jeden Tag ein Kassenschnitt gezogen werden.

• EC-Gerät – Einen „Kassenschnitt“ durchführen

Berichte im Back Office

Wie erstelle und drucke ich einen Z-Bericht?

Der Z-Bericht kann automatisch erstellt oder manuell gezogen werden. Wichtig ist, dass dieser jeden Tag erstellt wird, um in der nachfolgenden Buchhaltung alles korrekt abzurechnen.

• Umsätze – Z-Bericht hinzufügen
• Umsätze – Bericht suchen
• Umsätze – Z-Bericht neu generieren
• Umsätze – Einzelnen Z-Bericht für Kostenstelle herunterladen
• Umsätze – Kumulierten Z-Bericht für einen Zeitraum herunterladen
• Umsätze – Kumulierten Z-Bericht für einen freien Zeitraum herunterladen

Offene Vorgänge blockieren den Bericht

Wenn die automatische Berichterstellung nicht funktioniert und Du auch manuell keinen Bericht erstellen kannst, obwohl alle Schichten geschlossen sind, kann es sein, dass sich durch einen Synchronisierungsfehler noch offene Vorgänge in einer bereits geschlossenen Schicht befinden. (Du wirst über eine entsprechende Warnmeldung bei der Erstellung des Berichts darauf hingewiesen.) Tritt dieses Szenario auf, kannst Du versuchen, den offenen Vorgang zu finden und diesen in eine offene Schicht zu verschieben.

• Umsätze – Vorgang in offene Schicht verschieben

E-Mail mit Hinweis auf fehlende Z-Berichte

Wenn es relevante Umsätze in einer Kostenstelle gibt und in einem gewissen Zeitraum kein Z-Bericht erstellt worden ist, versendet Gastronovi Office eine E-Mail zur Erinnerung. Diese E-Mail wird an alle E-Mail-Adressen versendet, die für den Z-Bericht-Versand deklariert worden sind. In der E-Mail wirst Du darauf hingewiesen, dass seit zwei Wochen kein Z-Bericht für die betroffene Kostenstelle erstellt worden ist. Die Erinnerung per E-Mail erfolgt, damit Du, auf unsere Empfehlung, die fiskalischen Vorgaben bestmöglich erfüllst.

Wie kann ich Rechnungen im back Office einsehen und verwalten?

Alle Rechnungen werden im Bereich Umsätze aufgezeigt.

• Umsätze – Farbstatus der Verkäufe
• Umsätze – Datumsfilter in den Verkäufen
• Umsätze – Kunde setzen
• Umsätze – Rechnung eines Verkaufs per E-Mail senden
• Umsätze – „Rechnung“ herunterladen
• Umsätze – Verkäufe suchen & filtern
• Umsätze – Verkäufe drucken & exportieren

Wie verwalte ich Schichten im Front Office?

Eine bereits geschlossene Schicht kann gerettet und korrigiert werden, wenn noch kein Z-Bericht erstellt wurde. Führe Rettungen also möglichst zeitnah durch.

• Schichten – Status der Schichten
• Schichten – Schicht retten

Im Schichtbericht findest Du die detaillierte Auswertung der zugehörigen Schicht. Du kannst diesen für die weitere Verwendung herunterladen oder ausdrucken und anschließend auswerten.

• Schichtbericht – Eigenschaften
• Schichten – „Schichtbericht“ ausdrucken
• Schichten – „Schichtbericht“ herunterladen

Wie verwalte ich Schichten im Back Office?

Du kannst die Schichten jederzeit verwalten. Dazu gehören das zentrale Schließen von offenen Schichten und das Retten von bereits geschlossenen Schichten, wenn noch kein Z-Bericht erstellt wurde. Zudem können Schichten neu generiert und für die weitere Verwendung exportiert werden.

• Umsätze – Farbstatus der Schichten
• Umsätze – Schichten suchen
• Umsätze – „Offene Schicht“ schließen
• Umsätze – „Schicht“ retten
• Umsätze – „Schicht“ neu generieren
• Umsätze – „Schichten“ drucken & exportieren

Im Schichtbericht findest Du die detaillierte Auswertung der zugehörigen Schicht. Du kannst diesen für die weitere Verwendung herunterladen oder ausdrucken und anschließend auswerten.

• Umsätze – „Schichtbericht“ herunterladen

Der Tagesbericht gibt Dir einen schnellen Überblick über den kommenden Tag. Je nachdem, welche Module Du nutzt, siehst Du:

• Das Wetter der beiden vergangenen sowie der beiden zukünftigen Tage plus den aktuellen Tag.
• Die Anzahl der Besuchenden Deiner Internetpräsenz der vergangenen zwei Tage.
• Eine Zusammenfassung der Verkäufe, Personen und bestverkauften Produkte.
• Eine Meldung mit Handlungsbedarf bei einer Unterschreitung des eisernen Bestandes in Deinen Warenlagern, bei nicht kalkulierten Produkten und bei Produkten mit einer Kalkulation über dem gesetzten Wareneinsatz.
• Eine Vorschau auf die eingegangenen Reservierungen.

Eine Rechnungskorrektur ist dann nötig, wenn folgende Bedingungen an einen Vorgang erfüllt sind und Du diesen trotzdem ändern möchtest bzw. musst:

• Der Vorgang ist bereits abgeschlossen.
• Die zugehörige Schicht ist bereits abgeschlossen.
• Der Z-Bericht des entsprechenden Tages ist bereits erstellt worden.

Wie erstelle ich eine Rechnungskorrektur?

Um eine Rechnungskorrektur zu erstellen, musst Du zwei Schritte machen: Zum einen eine Korrektur in den Umsätzen anstoßen und zum anderen in der Kasse selbst korrigieren bzw. abändern. Die Korrektur muss somit immer in eine offene Schicht im Front Office übertragen werden. Dieser Weg ist notwendig, da es nicht erlaubt und somit nicht möglich ist, Änderungen an einer bestehenden Rechnung vorzunehmen.

• Front Office: Verkäufe – „Rechnungskorrektur“ erstellen
• Back Office: Umsätze – „Rechnungskorrektur“ erstellen

Wie verändern sich meine Daten nach der Rechnungskorrektur?

Der geschehene Vorgang und zugehörige Z-Bericht bleiben unverändert. Es werden neue Buchungsvorgänge in der aktuellen, korrigierenden Schicht vorgenommen, diesen werden die Zusätze „Korrektur“ und „Gutschrift“ hinzugefügt, damit sowohl Du als auch Deine Steuerberatung einen Überblick über getätigte Rechnungskorrekturen habt. Die Änderungen, z. B. ein Storno mit resultierendem Differenzbetrag, fließen in den aktuellen Z-Bericht mit ein.

Wie kann ich das Journal nutzen?

Das Journal bietet Dir die Möglichkeit, Vorgänge in der Kasse nachzuvollziehen. Alle Bewegungen rund um die Verkäufe in der Kasse werden Schritt für Schritt aufgezeigt. Das hilft neben den Aktionsprotokollen beim Prüfen einzelner Vorgänge.

• Journal – Verkäufe anzeigen
• Journal – Verkäufe suchen
• Journal – Verkäufe drucken & exportieren