Checkliste zur Wiedereröffnung

Diese Themen sollten Sie in Vorbereitung auf die Wiedereröffnung bedenken – Nutzen Sie die Zeit und bereiten Sie sich frühzeitig vor!

Während des Lockdowns haben viele von Ihnen Ihren Betrieb auf ein Minimum heruntergefahren. Es empfiehlt sich, frühzeitig aktiv zu werden und den eigenen Betrieb auf die Wiedereröffnung vorzubereiten. So vermeiden Sie böse Überraschungen sowie unnötige Verzögerungen und können den Restart optimal nutzen.

Um Sie als Bestandskunde in diesem Prozess bestmöglich zu unterstützen, haben wir im Folgenden eine Checkliste für Sie vorbereitet. Darin haben wir die wichtigsten Themen rund um die Arbeit mit gastronovi Office zusammengefasst und geben Ihnen Impulse, was Sie bei der Vorbereitung beachten sollten und wie Sie die Zeit jetzt effektiv nutzen können.

Technik & Hardware

Im Lockdown mussten zwangsweise einige oder sogar alle Geräte stillstehen. Eine frühzeitige Prüfung und Wartung Ihrer vorhandenen Infrastruktur ist daher dringend empfohlen, um mögliche defekte Geräte rechtzeitig ersetzen zu können, Fehler bei der Netzwerkkonfiguration zu beheben oder notwendige Updates durchzuführen – damit der Restart reibungslos gelingt.

Überprüfen Sie Ihre Verträge

Bitte prüfen Sie, ob alle Verträge aktiv sind und alle Dienste genutzt werden können. Eventuell haben Sie einige pausiert oder deaktiviert für die Zeit der Schließung.

  • Stromversorgung
  • Telefon
  • Internet
  • Zahlungsanbieter (auch EC-Geräte)
  • ...

Überprüfen Sie Ihre Geräte auf Updates

Es ist einige Zeit vergangen seit der letzten Nutzung, daher kann es sein, dass die Firmware und Software auf Ihren Geräten nicht auf dem aktuellsten Stand ist. Das kann eventuell neuere Funktionen einschränken oder zu Sicherheitslücken führen. Prüfen Sie daher, ob Ihre Geräte und die installierte Software Updates benötigen.

  • Ist die gastronovi App auf dem aktuellen Stand?
  • Haben Sie die aktuellste Version des gn Controllers (Lokaler Server) installiert?
  • Müssen Windows/MacOS-Updates durchgeführt werden?
  • Muss auf Ihren Mobilgeräten ein Systemupdate ausgeführt werden?
  • Ist ein Java-Update notwendig?
  • ...

Überprüfen Sie Ihre Hardware

Schalten Sie alle Geräte ein und testen Sie alle Drucker und Kassengeräte auf Ihre Funktionalität. So garantieren Sie einen reibungslosen Start zur Wiedereröffnung.

Testschicht öffnen

Starten Sie eine Test-Schicht, um alle Funktionen zu überprüfen, damit Sie keine realen Umsätze generieren

Bestellung aufnehmen

Öffnen Sie einen Tisch oder nehmen Sie eine Bestellung über den Kiosk-Modus auf.

Legen Sie diverse Rezepte aus verschiedenen Warengruppen in den Bestellzettel, um alle Produktionsdrucker zu testen.

Schicken Sie die Bestellung ab.

Kassieren

Kassieren Sie den Vorgang ab

Bitte beachten Sie, dass Sie für den Druck von Rechnungen im Test-Modus den Rechnungsdruck manuell aktivieren müssen.

Sollten Sie den Rechnungsdruck vergessen haben, können Sie die Rechnung auch nachträglich drucken.

Testschicht beenden

Waren sämtliche Vorgänge erfolgreich und alle Produktionsbons sowie Rechnungen/Bewirtungsbelege wurden gedruckt, können Sie die Test-Schicht wieder schließen. Die Hardware ist nun für die Wiedereröffnung gewappnet und betriebsbereit.

Software

Nutzen Sie die aktuelle Zeit, um Ihre gastronovi Software frühzeitig auf den aktuellsten Stand zu bringen, Optimierungen vorzunehmen oder Daten zu pflegen. Einige Themen können kurzfristig geklärt werden, andere benötigen eine längere Vorbereitungszeit. Lassen Sie sich nicht von möglichen kurzfristigen Öffnungsplänen der Politik überrollen und bauen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil auf. Werden Sie frühzeitig aktiv, um Ihren Betrieb optimal auf die Wiedereröffnung vorzubereiten.

Zugangsdaten

Überprüfen Sie sämtliche Zugangsdaten aller angelegten Benutzer. Können Sie sowie alle aktiven Mitarbeiter sich noch in gastronovi Office einloggen? Sollte ein Passwort vergessen worden sein, nutzen Sie die Passwort-vergessen-Funktion und setzen Sie das Passwort zurück.

Benutzer & Rollen

Überprüfen Sie die Rollenverteilung in Ihrem Unternehmen. Gibt es neue Rollen in Ihrem Betrieb? Sollen die Rechte für einzelne Rollen angepasst werden? Beschäftigen Sie sich mit der Rollenverteilung.

Gibt es noch alte Benutzer, die nicht mehr aktiv sind und gesperrt werden müssen? Sofern Sie keine allgemeinen Benutzer verwenden, benötigen Sie ggf. neue Benutzer für neue Mitarbeiter.

(Aktive) gastronovi Module

Überprüfen Sie Ihre gebuchten gastronovi Module. Sind alle Module aktiv, die Sie für Ihre Wiedereröffnung benötigen? Falls Sie im Lockdown Module gekündigt haben, können Ihre alten Daten einfach wieder reaktiviert werden. Wenn weitere Module für Ihr Konzept erforderlich sind, können Sie diese flexibel dazubuchen. Kontaktieren Sie einfach Ihren gastronovi Ansprechpartner aus dem Vertriebsteam oder nutzen Sie Mein gastronovi.

Gesetzlichen Auflagen zur Wiedereröffnung

Informieren Sie sich über die allgemein und bundeslandabhängigen gesetzlichen Auflagen zur Wiedereröffnung. Prüfen Sie die effiziente Umsetzung der Auflagen. Mit gastronovi Office können Sie z. B. die empfohlene Tischreservierung oder sogar Reservierungspflicht, Abstandsregeln zwischen den Tischen im Gastraum, maximale Gästezahlen sowie digitale Gästeregistrierung u. v. a. m. erfüllen.

Weitere Tipps finden Sie auch auf dem gastronovi Blog:

Kassenlizenzen

Sind Ihre Kassen-Lizenzen noch aktiv? Oder werden ggf. noch weitere benötigt? Prüfen Sie Ihren Bedarf an gleichzeitig genutzten Kassen-Lizenzen und kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren gastronovi Ansprechpartner aus dem Vertriebsteam oder nutzen Sie auch hier Mein gastronovi.

Speisekarten

Überprüfen Sie den Bereich Speisekarten. Sind Ihre Speise- und Getränkekarten noch aktuell? Oder müssen ggf. Rezepte neu angelegt oder Preise angepasst werden?

Mehrwertsteuer-Anpassung (DE)

Im Rahmen der Steuererleichterungen für die Gastronomie wurde die Mehrwertsteuer in Deutschland ab dem 01.07.2020 für Speisen (inhouse) auf 7% gesenkt. Diese Senkung wurde vor Kurzem bis Ende 2022 verlängert.

Für diese Anpassung haben wir im Mai 2020 einen neuen Mehrwertsteuersatz (7% MwSt. (COVID-19)) im System bereitgestellt. Wenn Sie diesen bereits angepasst haben und für Ihre Speisen (inhouse) nutzen, müssen Sie nichts weiter tun – die Umstellung erfolgt zur entsprechenden Frist vollautomatisch. Sie müssen lediglich die Anwendung einmal neu starten, damit die Änderungen am Zieltag übernommen werden.

Alle Informationen zur MwSt.-Änderung finden Sie hier zusammengefasst: Informationen zur MwSt.-Senkung

KassenSichV (DE)

Beachten Sie die Vorgaben im Rahmen der KassenSichV (Deutschland). Arbeiten Sie mit einer aktivierten TSE? Seit dem 01.01.2020 sind Sie verpflichtet, Ihr Kassensystem mit einer TSE auszurüsten.

Weitere Informationen zur KassenSichV und der Aktivierung der TSE in gastronovi Office finden Sie hier:

Mischbetrieb (Bewirtung vor Ort + Abhol-/Liefergeschäft)

Prüfen Sie, ob ein Mischbetrieb (Bewirtung vor Ort + Abhol-/Liefergeschäft) möglich ist. Haben Sie genügend Ressourcen? Sind die Prozesse dafür geschaffen? Müssen ggf. Anpassungen in der Software vorgenommen werden?

Einstellungen & Widget

Überprüfen Sie alle Einstellungen rund um das Bestellsystem und das Widget. Stimmen alle Vorgaben für die Abholung, die Lieferung und die Vorbestellung? Prüfen Sie die Einstellungen und passen Sie diese, wenn nötig, an.

Zeiten & Auslastung

Sind nach der Wiedereröffnung die gleichen Abhol-/Lieferzeiten noch möglich? Oder müssen die Zeiten ggf. angepasst werden? Muss möglicherweise die Auslastung und Kapazität in der Gewichtung verändert werden? Vor allem im Hinblick auf einen Mischbetrieb? Dies können Sie in den Reservierungsvorgaben einstellen.

Öffnungszeiten

Überprüfen Sie die allgemeinen Öffnungszeiten sowie Sonderzeiten oder Ausnahmen. Sind die Zeiten noch aktuell oder muss hier nachgebessert werden? Müssen gegebenenfalls bundesweite oder lokale Auflagen eingehalten werden? Auch im Hinblick auf die Reservierungsvorgaben ausschlaggebend, die im nächsten Schritt überprüft werden.

Reservierungsvorgaben

Überprüfen Sie die Reservierungsvorgaben für die Tischreservierung. Sind die Vorgaben noch aktuell? Oder müssen diese ggf. angepasst oder erweitert werden?

Kalkulationen

Überprüfen Sie den Stand Ihrer Kalukation. Sind die Rezepte noch aktuell & rentabel kalkuliert? Passen Sie diese an die aktuellen Rahmenbedingungen an, falls gewünscht.

Lieferanten

Sind die Lieferanten im System noch aktuell oder müssen neue Lieferanten angelegt oder Kooperationen/Schnittstellen (de-)aktiviert werden?

Lieferantenartikel & Angebote

Stimmen die hinterlegten Lieferantenartikel, -preise und Angebote noch oder müssen diese als Basis für die Kalkulation aktualisiert werden?

Warenbestellung

Bereiten Sie alles für zukünftige Warenbestellungen vor, damit diese reibungslos ablaufen, wenn die Wiedereröffnung vor der Tür steht. Prüfen Sie Ihren Warenbedarf, erstellen Sie Ihre Einkaufslisten und bestellen Sie (sobald nötig) Ihre Zutaten. Sprechen Sie dafür frühzeitig mit Ihren Lieferanten und beachten Sie Vorlaufzeiten, damit es nicht zu Engpässen kommt.

gastronovi Webinare – Kostenlose Grundlagen-Schulungen zu Kassensystem & Warenwirtschaft

Um Ihnen den (Wieder-)Einstieg und die Arbeit mit gastronovi so komfortabel wie möglich zu gestalten, bieten wir mehrmals pro Woche kostenlose Grundlagen-Schulungen zum Kassensystem an. Zusätzlich schulen wir zweimal pro Monat die Grundlagen zur Erweiterung "Warenwirtschaft". Lernen Sie die grundlegenden Konfigurationsschritte für die optimale Nutzung Ihrer Warenwirtschaft kennen – und entdecken Sie das Potenzial, das in einer effizienten Kalkulation von Speisen und einem optimierten Wareneinsatz steckt!

Gut zu wissen: Die Basic-Webinare sind ideal, um Ihr (Service-)Team in der Nutzung von gastronovi Office zu schulen!

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

→ Jetzt anmelden

Support kontaktieren

Sollten Fehler, Komplikationen oder Rückfragen auftauchen, die Sie alleine oder mit Hilfe des Support-Portals nicht lösen können, kontaktieren Sie unser Support-Team. Wir helfen Ihnen gerne weiter unter:

Für die Fernwartung durch unsere Kollegen aus der Technik, benötigen Sie einen Laptop oder PC (Windows/Mac). Die Fernwartung kann nicht an mobilen Endgeräten erfolgen.

Wir bitten Sie im Vorfeld zu prüfen, ob Sie das Programm TeamViewer installiert haben. Starten Sie das Programm bitte nach erfolgreichem Abschluss der Installation und bevor Sie uns kontaktieren, damit unser Team Ihnen schnellstmöglich helfen kann. (Sollten Sie das Programm noch nicht installiert haben, finden Sie hier den Download-Link: gn.link/tqs )

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Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.