RKSV

Seit dem 1. April 2017 muss die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Österreich angewendet werden. In diesem Artikel werden die notwendigen Schritte erklärt, um gastronovi Office RKSV-konform einrichten zu können.

Sollten Sie darüber hinaus Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an den Kundensupport.

Aktivierung der RKSV Integration

Folgende Schritte sind nacheinander abzuarbeiten.

5-Jahres Lizenz (P-6698)

Zunächst müssen Sie eine 5-Jahres Lizenz (P-6698) kaufen. Wenden Sie sich hierzu einfach an Ihren Vertriebsansprechpartner.

Aktivierung der Intergration RKSV

Geben Sie die erforderlichen Daten in der Integration ein und speichern diese. In dem Moment wird ein Zertifikat abgerufen.

Seit dem 10. September 2018 (Umstellung auf HSM on premise) wird kein Benutzername und Passwort mehr benötigt. Wird bei der Einrichtung kein Benutzername und Passwort angegeben, wird automatisch der neue HSM on premise Server genutzt. Wird ein bestehender Benutzername und Passwort angegeben, wird das alte RK-Online Verfahren genutzt (Sonderfall). Anschließend muss der Benutzer einmal ab- und wieder angemeldet werden. Nun werden die Belege signiert und im Datenerfassungsprotokoll (DEP auch DEP7 genannt) gespeichert. Die Fehlermeldung wird damit deaktiviert.

Pro Hauptkostenstelle wird je ein eigenes DEP/DEP7 sowie ein Startbeleg automatisch vor dem ersten Rechnungsdruck erstellt und an die Kunden-E-Mail-Adresse mit den notwendigen Informationen zum Registrieren der Kassa im FinanzOnline zugestellt.

Um die Aktivierung wirksam abzuschließen, müssen Sie sich einmal ab - und wieder anmelden.

Bei FinanzOnline registrieren

Die Signatureinheit muss dem Bundesministerium für Finanzen (BMF) über das Online-Portal FinanzOnline (FON) bekannt gegeben werden. Dazu benötigt der Kunde einen Zugang / Benutzer für FinanzOnline. Die Einrichtung geschieht im sogenannten “Dialogverfahren”, bei dem der Nutzer händisch Daten bei FinanzOnline einfügt. Auf der Startseite “Registrierkassen” müssen Sie zunächst die Signatureinheit registrieren. Bei der Registrierung müssen folgende Werte eingetragen werden:

  • Art der Sicherheitseinrichtung: Eigenes Hardware-Sicherheitsmodul (HSM)
  • Vertrauensdienstanbieter: AT1 A-Trust
  • Seriennummer: Siehe Startbelegs-E-Mail

Kassa bei FinanzOnline registrieren oder Startbelege mittels App "BMF Belegcheck" übertragen

Kassa bei FinanzOnline registrieren

Für jede Kostenstelle, die als Kassa genutzt wird (d.h. dort, wo bereits jetzt Z-Berichte erstellt werden), muss nun die “Registrierung einer Registrierkasse” durchgeführt werden. Unterkostenstellen werden beispielsweise ignoriert.

Sobald ein Startbeleg erstellt wird, erhalten Sie die notwendigen Daten zur Registrierung seiner Kassa per E-Mail und als Nachricht in gastronovi Office. Sie öffnen dazu Ihre Kassa (ggf. neu starten, falls nicht bereits geschehen) und wählen sich in die entsprechende Kostenstelle ein und können dann mit Hilfe der Schaltfläche Nullbeleg im Tab Schicht einen Beleg erstellen, der davor die Erstellung eines Startbeleg erzwingt. Alternativ wird der Startbeleg erstellt, sobald der erste Verkauf in der jeweiligen Hauptkostenstelle getätigt wird.

Die Werte aus der E-Mail bzw. Nachricht müssen Sie in das Formular bei FinanzOnline kopieren. Das Feld Prüfwert für Benutzerschlüssel kann dabei ignoriert werden. Kostenstellen, die zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden, müssen natürlich ebenfalls bei FinanzOnline hinzugefügt werden, falls darüber Umsätze generiert werden. Auch hier gilt die 7-Tage-Frist (siehe nächster Schritt).

Startbelege mittels App "BMF Belegcheck" übertragen

Um die Registrierung abzuschließen, prüfen Sie bitte INNERHALB VON 7 TAGEN Ihren Startbeleg mithilfe der App 'BMF Belegcheck' (bzw. besser bekannt unter dem Namen 'PrüfApp'). Sie steht Ihnen sowohl für Android als auch für iOS zur Verfügung. Starten Sie nach Installation die App und scannen Sie nun den QR-Code auf dem Startbeleg (wurde Ihnen ebenfalls in der E-Mail zugesendet). Den für die Übermittlung benötigten Authentifizierungscode erhalten Sie im FinanzOnline unter dem Punkt 'Verwaltung von Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege'. Bei erfolgreichem Scan wird der Startbeleg in FinanzOnline übertragen. Die Kassa ist damit vollständig eingerichtet. Überprüfen können Sie dies im FinanzOnline unter dem Punkt 'Liste aller Registrierkassen'. Dort muss im Feld 'Status der Registrierkasse' der Wert 'In Betrieb' stehen und im Feld 'Startbeleg' der Wert 'OK'. Eine Liste aller übermittelten Belege finden Sie im FinanzOnline unter dem Punkt 'Liste aller übermittelten Belege'.

Das gleiche Verfahren wird auch beim Jahresbeleg angewendet: Sie können den Beleg ebenfalls mithilfe der PrüfApp übertragen.

FAQ

Es sollen weitere Kostenstellen hinzugefügt werden. Was ist zu beachten?

Sobald über eine weitere Kostenstelle Umsätze generiert wurden, gilt eine Frist von 7 Tagen, um diese über das Portal FinanzOnline zu registrieren. Jede Kostenstelle gilt als eigene “Kasse”. Nicht betroffen sind hingegen Unterkostenstellen bzw. -bereiche, diese zählen zur jeweiligen (Ober-)Kostenstelle (analog zur Erstellung von Z-Berichten). Dabei muss beachtet werden, dass Sie für jede weitere Kostenstelle die Schritte 2-4 wiederholen müssen, um RKSV-konform zu kassieren. Nach Aktivierung einer weiteren Kostenstelle wird auch hier wieder ein automatischer Startbeleg erstellt, sobald die erste Buchung auf dieser Kostenstelle stattfindet. Alle wichtigen Daten werden daraufhin per E-Mail versendet. Anschließend muss die neue Kasse registriert werden (ab Schritt 3).

Der Startbeleg ist unauffindbar?

Folgende Schritte müssen durchgeführt werden, um einen Startbeleg zu erzeugen:

  1. Öffnen Sie Ihre gastronovi Kassensoftware (vorher bitte neu starten).
  2. Beim Erstellen der Schicht die gewünschte Kostenstelle auswählen.
  3. Der Startbeleg wird erstellt, sobald der erste Verkauf in der jeweiligen Kostenstelle getätigt wird.
  4. Alternativ kann auch im Tab Schicht mithilfe der Schaltfläche Nullbeleg ein Nullbeleg erzeugt werden - auch dieser erzeugt automatisch einen Startbeleg, sofern dieser noch nicht anderweitig erstellt wurde.

Bitte beachten: Der Startbeleg kann nur einmal erstellt werden. Wenn beispielsweise die Schicht bereits beendet wurde und der Startbeleg unauffindbar ist, kann er im front Office als auch im back Office in den Umsätzen gefunden werden.

Der Kunde hat die E-Mail mit dem Startbeleg nicht erhalten.

Mit der Erstellung des Zertifikats (Schritt 1) und der Erzeugung eines Startbelegs wird eine E-Mail zugesendet, in der alle wichtigen Informationen zur vollständigen Registrierung Ihrer Kassa enthalten sind. Wenn diese E-Mail versehentlich gelöscht wird, kann der Startbeleg mit allen Informationen zur Registrierung auch über den DEP-Export erhalten werden.

Wie kann das Datenerfassungsprotokoll exportiert werden?

Laut Vorschrift muss das Datenerfassungsprotokoll regelmäßig auf eigenen Datenträgern unveränderbar gespeichert werden. Das DEP (auch DEP7 genannt) kann im back Office unter Umsätze erzeugt und anschließend exportiert werden. Über der Tabelle Verkäufe befindet sich die Schaltfläche Drucken & Exportieren. Hier wird die Option Datenerfassungsprotokoll und anschließend die Kostenstelle sowie der relevante Zeitraum ausgewählt. Danach wird eine E-Mail mit dem Herunterladen des DEP-Exports zugesendet. Der Export ist zip-Datei, die folgende Daten erhält:

  • DEP-Export als json
  • QR-Codes als json
  • Zertifizierungsdaten zur Überprüfung des Exports auf Korrektheit
  • Sofern im Relevanzzeitraum enthalten: PDF mit dem Startbeleg sowie allen Daten zur Registrierung der Kassa
  • Sofern im Relevanzzeitraum enthalten: PDF mit den Jahresbelegen

Welche Schritte sind während des laufenden Betriebs notwendig?

Das System erzeugt automatisch jeden Monat einen Monatsbeleg je Hauptkostenstelle. Dieser ist gemäß RKSV zu erzeugen, erfordert aber keine weiteren Maßnahmen.

Zum Jahreswechsel wird automatisch ein Jahresbeleg erstellt und per E-Mail zugesandt. Dies erfolgt nur, wenn im Vormonat auch Umsätze erfasst worden sind. Wurde im Dezember (Vormonat) kein Umsatz generiert, wird der Jahresbeleg erstellt sobald im neuen Jahr die ersten Umsätze gemacht werden. Der Jahresbeleg ist zwingend bis spätestens 15. Februar mit der BMF Belegcheck-App zu scannen. Die Start-, Monats- und Jahresbelege werden im back Office in den Umsätzen angezeigt. Zu erkennen sind die Belege anhand der Rechnungsnummer, die sich wie folgt zusammensetzt: R-Jahreszahl-Belegnummer.

Bei einer Kontrolle:

  • Jeder Bediener muss in der Lage sein, einen Nullbeleg zu erstellen.
  • Jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin mit dem Recht Umsätze verwalten kann einen DEP erzeugen.
  • Jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin mit dem Recht Umsätze verwalten kann Start-, Monats- und Jahresbelege exportieren.
  • Wenn ein DEP131 gefordert wird, bitte den Export GdPDU durchführen.

Wo können Informationen für FinanzOnline im System eingesehen werden, wenn die E-Mail des Startbelegs nicht zur Hand ist?

  • Seriennummer des Zertifikats: Einstellungen→ Integrationen→ RKSV-Integration→ Feld: Zertifizierungsnummer
  • Kassenidentifikationsnummer: Einstellungen→ Kostenstellen → versteckte Spalte 'ID' der entsprechenden Hauptkostenstelle
  • Benutzerschlüssel AES-256: Einstellungen→ Integrationen→ RKSV-Integration→ Feld: AES-Schlüssel

Wie muss bei einem Wechsel der UID-Nummer eines bestehenden Accounts vorgegangen werden?

  1. Erstellen eines Nullbelegs je Hauptkostenstelle als Schlussbeleg. Dieser ist mit der BMF-Belegcheck-App zu scannen.
  2. Kassen im Finanz-Online außer Betrieb setzen.
  3. Herunterladen des DEP-Protokolls je Hauptkostenstelle.
  4. Alle Hauptkostenstellen kopieren und anschließend die alten Hauptkostenstellen deaktivieren.
  5. Navigieren Sie zu back Office Einstellungen > Integrationen und wählen Sie den Punkt Einstellungen bei der RKSV Integration aus. Klicken Sie auf Zertifikatswechsel und speichern den Vorgang.
  6. Neue UID-Nummer als Identifikation eintragen, E-Mail-Adresse eintragen und auf 'Speichern' klicken.
  7. Nun wird wiederum vor jeder 1. Rechnung ein neuer Startbeleg und ein neues DEP angelegt. Dies ist wieder je Hauptkostenstelle entsprechend obiger Schritte im Finanz-Online anzumelden.

Wie kann ich ein Zertifikat für einen anderen Standort (Account) mit derselben UID Nummer übernehmen?

Um bei einem anderen Account oder Standort mit derselben UID Nummer ein Zertifikat abzurufen, müssen Sie lediglich den Keylabel kopieren. Navigieren Sie zu back Office Einstellungen > Integrationen und wählen Sie den Punkt Einstellungen bei der RKSV Integration aus und tragen Sie den Keylabel ein.

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