Betriebsprüfung

Damit Sie für eine Betriebsprüfung gut gerüstet sind, haben wir ein paar Tipps und Informationen für Sie zusammen gefasst. Generell wird eine Betriebsprüfung angekündigt und eine Frist festgesetzt. So bleibt Ihnen genügend Zeit, um alle Daten zur Verfügung stellen zu können. Wichtig dabei ist, dass alle von Ihnen genutzten Module auch Grundlage einer Prüfung sein können. Eine Prüfung bezieht sich dann nicht nur auf die Kasse an sich.

Überblick - Was ist generell gefordert?

  • Unveränderbarkeit √
  • Sichere Aufbewahrung √
  • Vollständigkeit √
  • Maschinelle Auswertbarkeit √
  • Nachvollziehbarkeit √
  • Verfahrensdokumentation √
  • Aufbewahrungszeit von 10 Jahren √

Beim Start mit Ihrer neuen Kasse bekommen Sie die Verfahrensdokumentation von uns zugesendet. Hier sind alle nötigen Informationen rund um die Kasse und deren Nutzung festgehalten. Diese müssen Sie vervollständigen und bei Änderungen aktualisieren. Sollten Sie das Dokument nicht bekommen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kundensupport.

Weitere Informationen rund um das Sicherheitskonzept von gastronovi finden Sie hier:

Der GDPdU Export umfasst alle kassenrelevanten Daten und ist speziell für das Einlesen in das Prüfungsprogramm des Finanzamtes vorbereitet. Sie können diesen Export anstoßen und die Datei dem Prüfer zur Verfügung stellen. In dem Export ist auch eine dtd.Datei enthalten, die eine Beschreibungsdatei über den Aufbau des XML-Formats ist.

Damit nachvollzogen werden kann, wie die Kasse und weitere Module aufgesetzt und gepflegt werden wird ein Handbuch oder eine Programmieranleitung gefordert. Dies ist das vorliegende Handbuch und kann dem Prüfer per Link zur Verfügung gestellt werden. Bitte beachten Sie, dass wir regelmäßige Erweiterungen am Handbuch vornehmen und somit eine gedruckte Datei schnell veralten kann.

Im Journal können Sie alle Einzelbewegungen hinsichtlich der Kasse einsehen. Diese Daten sind ebenfalls im GDPdU Export enthalten, können aber auch einzeln oder gefiltert nach einem speziellen Vorgang exportiert werden.

Die Kassenbuchdaten sind ebenfalls im GDPdU Export enthalten, sollten Sie dennoch einzelnen Nachweise benötigen können Sie diese exportieren.

Wenn dem Gast einzelne Rechnungen vorgelegt werden müssen, können Sie diese im back Office jederzeit drucken und exportieren.

Bei einer Prüfung vor Ort kann der Prüfer verlangen, dass das Bargeld und die dazugehörigen Belege offen gelegt werden. Bei einem Kassensturz sollte die Summe des Bargelds und Ihre Aufzeichnungen der Barzahlungen übereinstimmen.

Die Kassennachschau wird auch als kleine Betriebsprüfung bezeichnet. Hier können alle oben genannten Punkte bzw. Exporte verlangt werden, allerdings kann dies auch ohne Ankündigung des Prüfers passieren. Weiterhin ist der Prüfer nicht verpflichtet seine Identität direkt zu Beginn offen zulegen. Bereiten Sie am besten Ihre Mitarbeiter auf einen solchen Fall vor und klären Sie, wer welche Befugnisse bei Ihnen hat oder wer in diesem Fall zu kontaktieren ist.

  • Beziehen Sie Ihren Steuerberater von Beginn an mit ein. Klären Sie mit Ihm den Kontenrahmen und gewähren Sie ihm optimaler Weise einen direkten Zugang zum System
  • Stellen Sie Ihre Buchhaltungskonten ein - so haben Sie einen optimal vorbereiteten Export für Ihren Steuerberater.

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